Der VfR Stommeln 1928 e.V. verarbeitet automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereins- und Mitgliederverwaltung, der Organisation des Sport- und Spielbetriebs, sowie der Öffentlichkeits- und Verbandsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzerklärung.
Allgemeines
Der VfR Stommeln 1928 e.V. verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Spielbetrieb, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und Sponsoren automatisiert mittels der Software MTH – Vereins-Manager. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten u.U. im Internet veröffentlicht und an Dritte (z.B. WFLV, LSB) weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen wird die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzerklärung durch alle Personen im Verein, welche personenbezogene Daten verarbeiten, beachtet. Das Vertrauen unserer Mitglieder ist uns ein sehr wichtiger Anspruch.
Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
Der VfR Stommeln 1928 e.V. verarbeitet Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen aus dem Vorstand des Vereins, welche Mitgliederdaten verarbeiten, wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der VfR Stommeln 1928 e.V. insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geschlecht, Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Dachverbänden (z.B. LSB, WFLV), werden personenbezogene Daten der Mitglieder weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb des Verbands beantragen (z.B. Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit des VfR Stommeln 1928 e.V. können personenbezogene Daten in Aushängen, im vereinseigenen Internetauftritt (www.vfrstommeln.de; Stand 28.05.2018) veröffentlicht und an die Presse weitergegeben werden. Für Veröffentichungen in Facebook übernimmt der Verein keine Veratwortung.
Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen (Pokal- und Meisterschaftsspiele, Turniere), Mannschaftsaufstellungen, Ergebnisse, Torschützen und/oder unsportliches Verhalten im Rahmen der oben benannten Wettkämpfe.
Die Veröffentlichung von Fotos und Videos auf der Homepage erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Vorstandsmitglieder, der Abteilungsleiter und der Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach 26 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Funktional ist die Aufgabe dem Geschäftsführer, s. Homepage- Vorstand des Vereins, zugeordnet.
Der Geschäftsführer stellt insbesondere sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt, die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt, sowie die Betroffenenrechte nach Art. 15 und 17 DSGVO gewahrt werden. Der Geschäftsführer ist für die Beantwortung von Auskunfts,- sowie Löschersuchen von betroffenen Personen zuständig.
Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben das Recht, auf Antrag unentgeltlich Auskunft über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Zusätzlich besteht nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen ein Recht auf Berichtigung, Sperrung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bei diesbezüglichen Ersuchen wenden Sie sich hierfür bitte schriftlich oder per Mail an udo.keldenich@vfrstommeln.de.
Zudem haben Sie das Recht, sich bei der Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW, Postfach 200444, 40102 Düsseldorf, Internet: https://www.ldi.nrw.de
Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und Mitgliederlisten
Listen von Mitgliedern und/oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im VfR Stommeln 1928 e.V. (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten beachten wir das Gebot der Datensparsamkeit.
Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungskonformer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. die Einberufung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung), stellt der Vorstand nach Prüfung eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied hat vorher jedoch eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden, sowie im Bedarfsfall eine datenschutzrechtliche Verpflichtungserklärung zu unterzeichnen.
Kommunikation per E-Mail
Für die Kommunikation per E-Mail sind vereinseigene E-Mail-Accounts eingerichtet, die im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation zu nutzen sind.
Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinanderstehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ (Blindkopie, damit für andere im Verteiler nicht sichtbar), zu versenden.
Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Mitgliederdaten haben (Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten und müssen die datenschutzrechtliche Verpflichtungserklärung unterzeichnen. Allen Verantwortlichen wird ergänzend das Merkblatt zur Verpflichtungserklärung ausgehändigt. Die Unterzeichnenden erhalten, wie auch der Vorstand des Vereins, jeweils eine gegenseitig unterzeichnete Version der Verpflichtungserklärung. Diese werden beim Geschäftsführer abgelegt und können bei Bedarf jederzeit eingesehen werden.
Datenschutzbeauftragter
Da die Kerntätigkeit des VfR Stommeln keine Durchführung von Verarbeitungsvorgängen vorsieht, welche aufgrund ihrer Art, ihres Umfangs und/oder ihrer Zwecke eine umfangreiche, regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen (Art. 37 Abs. 1 b) DSGVO) oder eine umfangreiche Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten gemäß Artikel 9 DSGVO oder von personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten gemäß Artikel 10 DSGVO (Art. 37. Abs. 1 c)) erforderlich machen, darüber hinaus keine 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, muss der Verein keinen Datenschutzbeauftragten benennen.
Die Mitgliederverwaltung obliegt den beiden Geschäftsführern, den beiden Kassierern, dem Jugendleiter und seinem Stellvertreter, dem Beisitzer, sowie den beiden Vorsitzenden. Alle weiteren Vorstandsmitglieder arbeiten ausschließlich mit nach Bedarf erstellten Listen.
Einrichtung und Unterhaltung des zentralen Internetauftritts
Der VfR Stommeln unterhält unter der Domain www.vfrstommeln.de einen zentralen Internetauftritt für den Gesamtverein. Die Verantwortung, Einrichtung und Unterhaltung des Auftritts im Internet obliegt dem Vorstand. Änderungen, gesonderte Informationen oder die außersportliche Veröffentlichung von Mitgliederdaten und/oder Bilder dürfen nur mit ausdrücklicher Genehmigung des Vorstandes und/oder der entsprechenden Mitglieder vorgenommen werden.
Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung anderer Social Media Accounts der ausdrücklichen schriftlichen Genehmigung des Vorstandes. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Vorstand weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Vorstandes, kann dieser nach 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach 26 BGB ist unanfechtbar. Dagegen kann der Vorstand für die unbefugte und ungenehmigte Nutzung der Homepage durch Dritte, z.B. Herunterladen vereinseigener Bilder und Videos, nicht haftbar gemacht werden.
Diese Datenschutzerklärung des VfR Stommeln 1928 e.V. gilt nur für diesen Auftritt. Die Internet-Seiten in diesem Auftritt können Links auf Dritte, auf Sponsoren oder Verlinkungen zu den Dachverbänden (z.B. WFLV, Fußballverband Rhein-Erft) enthalten, auf die sich diese Datenschutzerklärung nicht erstreckt.
Unsere Internetseiten verwenden an manchen Stellen sogenannte Cookies. Diese dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher zu gestalten. Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Browser auf Ihrem Computer speichert. Cookies sind keinen bestimmten Personen zugeordnet und enthalten keinerlei persönlichen Daten. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind sogenannte „Session-Cookies“, die gelöscht werden, wenn Sie Ihre Browsersitzung beenden. Daneben gibt es einige langlebige Cookies, mittels derer wir Sie als Besucher wiedererkennen. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren.
Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -speicherung, -nutzung und/oder Weitergabe ist untersagt.
Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzerklärung können vereinsintern gemäß mit den aus der Satzung hervorgehenden Sanktionsmitteln (z.B. Vereinsausschluss) geahndet werden.
Inkrafttreten
Diese Datenschutzerklärungordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 28.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.